Как правильно хранить документы, счета, книги, фотографии | По Совету Всему Свету

Как правильно хранить документы, счета, книги, фотографии

Бумажная и полиграфическая продукция занимает немало места в нашем доме. При этом, чтобы обнаружить в ней что-то нужное, часто приходится тратить много времени и сил, а поиски не всегда оказываются успешными. Чтобы легко найти необходимый документ или книгу, стоит научиться их правильно хранить — тогда у вас точно ничего не «потеряется».

Как хранить документы

Выделите место для складирования необходимых для семьи бумаг: счетов на оплату, списков продуктов, налоговых документов. Организуйте его так, чтобы каждый из взрослых членов фамилии имел к нему доступ. Назовите это семейным информационным центром. Логичнее всего устроить его рядом с телефоном, если он есть. Там обязательно должны быть:

  • амбарные книги для записей;
  • телефонный справочник;
  • календарь;
  • калькулятор;
  • папки с файлами.

Информационный центр — это своеобразный домашний офис, где обрабатываются и хранятся официальные бумаги: счета на оплату, налоговые декларации, банковские документы и др. Для удобной его организации потребуются следующие расходные материалы:

  • подставка для папок;
  • скоросшиватели для файлов;
  • прозрачные файлы для документов;
  • степлер;
  • скотч;
  • скрепки;
  • разноцветные самоклеящиеся ярлыки;
  • ручки;
  • маркеры;
  • чистые листы формата А4;
  • конверты;
  • ножницы.

Чтобы документы было просто находить, разложите их по тематическим папкам. В результате у вас получится приблизительно такой список.

Медицина и здоровье. В этой папке храните медицинские карты, результаты обследований и страховки. Выделите цветными ярлыками разделы для каждого члена семьи.

Коммунальные платежи. Здесь найдут место договоры со специальными организациями: водоканалом, службой газа, энергосбытом, телефонной станцией, департаментом охраны и т. д. Кроме того, сделайте в этой папке архив оплаченных счетов, отдельно для каждой категории услуг. Непогашенные квитанции также сложите в одно место, чтобы в назначенный день их быстро найти и оплатить, после чего рассортировать по соответствующим разделам.

Финансы. В этой папке хранятся финансовые документы: договоры с банком о вкладах, выпуске пластиковых карт, аренде сейфовых ячеек и т. д. При необходимости структурируйте их по разделам, если банков несколько.

Автомобиль. Название папки говорит само за себя: здесь есть место договору купли-продажи автомобиля, документам о прохождении технических осмотра и обслуживания, страховки. Если в семье несколько машин, у каждой из них должен быть свой раздел в семейном архиве.

Работа. Заведите отделение для каждого трудящегося члена семьи. В этой папке будут храниться договоры с нанимателем и приложения к ним, зарплатные квитанции, а также документы о поощрениях, если таковые имеются. Сюда же можно поместить копию трудовой книжки.

Недвижимость. В эту папку поместите все правоустанавливающие документы на недвижимое имущество: квартиру, дачу, гараж, парковочное место, загородный дом и земельный участок. Здесь же можно хранить квитанции об уплате налога на имущество.

Бытовая техника. Выделите папку для хранения документов, касающихся бытовой техники: холодильника, телевизора, мупьтиварки, кондиционера, духового шкафа и т. д. На каждую единицу отведите отдельный файл, куда положите чек на покупку, инструкцию и гарантийный талон. На файле с помощью самоклеящегося стикера укажите дату истечения гарантийного срока.

Личные документы. Здесь хранятся свидетельства о рождении и браке, дипломы об образовании и прочие персональные официальные бумаги. С помощью разноцветных ярлыков выделите каждому члену семьи свой раздел.

Сэкономить время и поработать? Легко!

Оплачивать счета, сдавать налоговые декларации и отвечать на письма — все это требует времени, которого, как известно, всегда не хватает. Чтобы работа с документами не была обременительной, воспользуйтесь следующими советами.

Сделайте сразу. Если дело требует не более 2 минут вашего внимания, займитесь им. Вырезать скидочные купоны из газеты, снять показания со счетчиков или подготовить записку для ребенка в школу — все это нужно выполнять немедленно. Вы оцените упущенную возможность, когда, наконец, дойдут руки до этой отложенной работы, а вам уже надо тратить время, чтобы найти необходимые документы в семейном бумагохранилище. Лучше не затягивайте.

Кладите на место. Как только вы получили новый счет, письмо или записку, положите их в специально отведенное место в информационном центре. Вы всегда будете знать, где находится нужный документ. Для простоты поиска бумаг в информационном центре используйте цветные ярлыки.

Выбрасывайте лишнее. Избавляйтесь от ненужных бумаг: листовок из супермаркета, незапрашиваемых каталогов, старых писем. Не забывайте измельчать документы, содержащие персональную информацию, такие как бонусные кредитные карты или заполненные на ваше имя заявления с указанием паспортных данных. Это убережет вас от финансовых потерь.

Используйте напоминания. Бывают проблемы, решение которых не ограничивается одним днем и требует периодического вмешательства: например, поломка какого-либо прибора, находящегося на гарантии. В этом случае нужно сдать агрегат в мастерскую и время от времени контролировать ход ремонта. Чтобы не забыть об этом, приклейте в информационном центре цветной стикер с напоминанием.

Кладите документы в прозрачные файлы и сортируйте по папкам. Поместите в информационный центр несколько папок для хранения документов и подшивайте в них файлы с соответствующими бумагами: счета к счетам, квитанции к квитанциям, письма к письмам. Так вам легче будет их найти.

Переведите бумажный документооборот в электронный. У многих компаний доступна услуга получения счетов, каталогов и писем через Интернет. Отдавайте предпочтение именно им, тогда систематизация бумажных документов займет у вас гораздо меньше времени.

Следуйте расписанию. Составьте график ежемесячных платежей и четко определите срок подачи налоговой декларации, не откладывая все на последний момент. Это избавит вас от необходимости платить пеню и сбережет нервы.

Заведите коробку для спама. В электронной почте есть очень удобный ящик для спама, куда попадает вся нежелательная корреспонденция. Заведите дома такой же и отправляйте туда бумаги, нужность которых вызывает у вас сомнения: каталоги товаров, листовки ближайших магазинов, рекламные буклеты. Поставьте на них дату и положите в специальную коробку с надписью «Спам». Если в течение шести недель вам это не понадобилось — смело выбрасывайте.

Сканируйте. Электронные документы занимают гораздо меньше места, чем бумажные. По возможности сканируйте бумажные аналоги и избавляйтесь от лишнего.

Повесьте информационную доску. Во многих семьях записки с напоминаниями, перечнями дел, покупок и просто добрыми словами традиционно размещаются на холодильнике. Замените все это бумажное великолепие пластиковой доской, заметки с которой легко стираются, и разноцветными маркерами — не увеличивайте круговорот бумаги в природе.

Убирать или оставлять?

Детские рисунки и поделки. Обычно родители художества своих чад развешивают на стенах или расставляют на полках как повод для гордости. Когда стены и попки заканчиваются, с рисунками надо что-то делать. Для начала соберите их в папку, подпишите, указав дату и возраст ребенка. В конце года сложите рисунки в большой конверт, а поделки — в пакет, отметьте год и уберите на хранение, оставив только лучшие работы, чтобы показывать их друзьям и родственникам.

Визитки. Переписывайте все телефонные номера в справочник — там их будет найти проще, чем в ворохе карточек. Даже если номер уже занесен в адресную книгу смартфона, продублируйте его на бумаге, чтобы никакие технические сбои не застали вас врасплох.

Инструкции по эксплуатации и гарантии. Выделите для каждого бытового прибора отдельный файл в специальной папке, куда сложите все относящиеся к нему документы. Раз в год инспектируйте ее содержимое и выбрасывайте гарантийные талоны, действие которых истекло.

Газеты и журналы. Не позволяйте периодике завалить дом. Самый простой способ контролировать ее численность — метод разумного беспорядка. Выделите для периодических изданий пластиковую корзину. Как только не сможете положить в ее очередные газеты и журналы, разберитесь с ними, выбросьте старые и освободите место для новых.

Чеки и квитанции. Если квитанция нужна вам, например, как подтверждение уплаты налогов, сохраните ее в файле в соответствующей папке. Документы, в которых фиксируется погашение стоимости той или иной услуги, выбрасывайте сразу же.

Как организовать и хранить книги и журналы

Богатая домашняя библиотека давно перестала быть показателем статуса ее владельца. Сейчас большая часть информации перешла в цифровой формат, поэтому хранить в квартире огромное количество бумажных книг совсем не обязательно. Пусть на ваших полках останется лишь то, что регулярно требуется, что мило сердцу, а также редкие издания. Прочее раздайте или отнесите в букинистический магазин либо библиотеку.

Детские издания расположите в комнате ребенка или на самых нижних полках книжного шкафа, чтобы юные читатели имели к ним свободный доступ.

Кулинарным подборкам самое место на кухне, где ими сможете воспользоваться не только вы, но и члены семьи.

Для профессиональной литературы сделайте полки рядом с компьютером в кабинете.

Словарям, справочникам и энциклопедиям найдите место в гостиной.

Художественную литературу и захватывающие романы расставьте на полках по алфавиту (по фамилии автора), тогда дождливым вечером вы без труда найдете для себя согревающее душу чтиво.

Научно-популярные издания сгруппируйте по темам: храните в одном месте книги по истории, экономике, политике, выделите в отдельный раздел биографии.

Организуйте полку для литературы о путешествиях и путеводителей, тогда вы легко сможете найти нужную информацию, собираясь в отпуск.

Чтобы книги и журналы в вашем доме не разрастались как снежный ком, следуйте нижеприведенным правилам хранения печатной продукции.

Если вы выписываете периодические журналы, определите, как долго будете их держать (например, подписка за последние 12 или 36 месяцев). В начале года избавляйтесь от изданий старше установленного периода хранения.

Выделите место для каталогов, которые приходят по почте (например, пластиковую корзину). При получении нового журнала от любой компании избавляйтесь от всех старых.

Запишитесь в библиотеку. Там вы сможете взять на время любые издания без риска завалить ими дом. Разместите объявления о продаже ненужных книг в Интернете. Много не заработаете, но частично окупите траты на печатную продукцию и заодно освободите место на полках.

Как хранить фотографии

Мы привыкли, что снимки хранятся в альбомах. Обычно хозяева достают эти фолианты только по большим праздникам, смахивают с них пыль и дают на просмотр гостям, которые спешат восхититься видом босоногих детишек и природных красот теплых стран. Такой вариант хранения фото по-прежнему актуален, тем более что альбомы стали совершеннее и оформить их достаточно просто и быстро. Существуют и другие, не менее удобные способы хранения памятных кадров.

Фотокнига

Это модное веяние становится все более популярным, тем более что благодаря частым акциям такая форма сохранения памяти по цене уже доступна большинству из нас. Фотокниги очень удобны: в них находят место не только личные снимки, но и кадры природных красот, которые попали в объектив камеры во время отпуска или выезда, а также ваши комментарии или воспоминания. Фотокниги можно выпускать по событиям: отпуск, день рождения, год жизни семьи в картинках и т. д.

Фотовыставка

У памятных снимков есть шанс стать отличным декором интерьера, придав ему индивидуальность. Кадры для экспозиции можно скомпоновать по теме или просто выбрать интересные портреты родных и друзей. Фотостена, выдержанная в общем стиле комнаты, будет выглядеть очень эффектно.

Папки

Если у вас очень много фото, их можно хранить в папках, как документы. С помощью стикеров и меток нужно организовать их внутреннее пространство по хронологии и тематике, тогда найти необходимые снимки не составит труда.

Ящик-каталог

Этот вариант тоже подойдет людям с большим архивом памятных карточек. В фотомагазинах продаются специальные ящики для снимков, в которых они располагаются как формуляры каталога, что значительно упрощает поиск. Подобным образом можно организовать фотоархив даже в обычной обувной коробке, красиво ее оформив.

Виртуальный банк

Сегодня многие предпочитают хранить фото в электронном виде: так они не занимают место в квартире, легко находятся, а кроме того, их можно использовать для коллажей, открыток и прочих дизайнерских творений. Если ваши снимки размещены в компьютере, запомните несколько важных правил.

Храните фото в нескольких местах. Электроника — штука хорошая, но не всегда надежная, поэтому чтобы в один неприятный день не лишиться воспоминаний, держите цифровые фотографии в нескольких местах (например, на жестком диске компьютера и на внешнем диске). Неплохо отправить свои снимки в облачное хранилище — такой сервис сегодня предлагают многие популярные сайты.

Раз в год печатайте лучшие снимки. Выберите за прошедший год 20-30 фото, которые вам больше всего нравятся, и напечатайте их на память. Это повысит шансы архива на сохранность, а также может пригодиться для оформления дружеской фотовыставки. Как вариант, закажите фотокнигу.

Переводите старые фото в цифровой формат. Наверняка у вас остались детские снимки, сделанные с помощью пленочной техники и напечатанные в домашней лаборатории. Чтобы они лучше сохранились, переведите семейный фотоархив в цифровой формат.

Как правильно хранить и организовать письма

Сегодня переписка большей частью перешла в электронный формат, поэтому проблема ее хранения стала не такой острой. Современные почтовые программы позволяют создавать неограниченное количество папок, с помощью которых можно сортировать письма по темам или отправителям. Прибегнув к удобному поиску, можно быстро и легко найти нужное сообщение.

Однако не забывайте минимум раз в год наводить порядок в электронном почтовом ящике. Без сожаления удалите письма, которые потеряли актуальность (оповещения из интернет-магазинов об отправке заказа и получении оплаты, если его давно прислали), все, что не прочитано больше года.

Откажитесь от рассылок, которые вы не просматриваете уже много месяцев — пусть в почтовый ящик попадают только важные и нужные сообщения. В некоторых семьях есть архивы писем, представляющие историческую ценность: послания с фронта, весточки от дедушки бабушке, когда они жили в разных городах и сохраняли свою любовь на расстоянии, или переписка с кем-то из известных людей. Для лучшей сохранности такие артефакты рекомендуется отсканировать и сделать цифровые копии. Оригиналы, которые рука не поднимается выбросить, можно уложить в подходящую по размеру коробку и разместить подобно карточкам каталога.

Вам понравится

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Поделиться записью в соц. сетях